Datenschutzerklärung

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sichere, effiziente Bereitstellung).
• Drittland: Eine Übermittlung in die USA ist möglich; sie ist vorrangig über das EU-US Data Privacy Framework (DPF) abgesichert, hilfsweise über Standardvertragsklauseln (SCC).
• Ihre Konto- und Buchungs-Stammdaten liegen demgegenüber in der EU (Supabase, siehe 4.).

• Ihre Cookie-/Hinweis-Auswahl,
• Ihre Spracheinstellung (DE/EN) für die Anzeige in Ihrer Sprache,
• Ihre gemerkte Einwilligung für das Laden externer Inhalte (z. B. Google Maps), sofern erteilt,
• ein Anmelde-Token, sofern Sie sich in Ihr Kundenkonto einloggen – bis zum Ablauf seiner technischen Gültigkeit, zum Logout oder bis zur Löschung durch Ihren Browser.

Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 TDDDG (unbedingt erforderlich) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Da nur technisch notwendige Speicherung erfolgt und nicht notwendige externe Einbindungen wie Google Maps erst nach Ihrem aktiven Klick geladen werden (siehe 9.), ist ein Einwilligungs-Banner nicht zwingend. Das Smoobu-Buchungswidget wird auf den Objektseiten zur Buchungsabwicklung eingebunden (Einzelheiten unter 8.). Der vorhandene Hinweis lässt sich über den Link im Footer erneut aufrufen.

• In unserem Kundenkonto zeigen wir eine Übersicht Ihrer Aufenthalte (minimaler Abgleich: Objekt, Zeitraum, Status, E-Mail zur Zuordnung). Es werden keine Zahlungsinstrumente oder Rechnungsdetails gespeichert; angezeigt werden nur Buchungsbetrag und Währung.
• Datenverbleib bei Smoobu: Auch wenn wir Daten in Ihrem Website-Konto löschen oder de-personalisieren, bleiben die zugrunde liegenden Buchungs- und Rechnungsdaten bei Smoobu bestehen, soweit dort vertragliche oder steuerliche Aufbewahrungspflichten gelten.
• Eingehende Buchungs-Ereignisse empfangen wir über eine abgesicherte Schnittstelle (Webhook); der Roh-Datensatz wird nach Verarbeitung auf das Nötige reduziert (siehe 13.).
• Zahlung: je nach Wahl über die Zahlungsdienstleister von Smoobu (z. B. Stripe/PayPal) oder per Vorkasse/Überweisung an uns. Bei Online-Zahlung werden Zahlungsdaten unmittelbar vom jeweiligen Zahlungsdienstleister verarbeitet.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO. Die bei der Buchung erhobene E-Mail-Adresse verwenden wir nach dem Aufenthalt einmalig für eine Bewertungs-Erinnerung (Einzelheiten und Widerspruchsrecht: Ziff. 12a).

• Besonderer Meldeschein (Bundesmeldegesetz, alle Unterkünfte): Die besondere Melde- und Ausweispflicht nach §§ 29, 30 Bundesmeldegesetz (BMG) betrifft nur ausländische Gäste. Diese Gäste müssen den Meldeschein am Tag der Ankunft handschriftlich unterschreiben und sich mit einem gültigen Identitätsdokument ausweisen (§ 29 Abs. 2 und 3 BMG). Erhoben werden die Angaben nach § 30 Abs. 2 BMG: An- und Abreisetag, Familienname, Vornamen, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeiten, Anschrift, Zahl und Staatsangehörigkeit ausländischer Mitreisender sowie die Seriennummer des Passes oder Passersatzes. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. §§ 29, 30 BMG. Aufbewahrung: ein Jahr ab dem Tag der Abreise, danach Vernichtung binnen drei Monaten (§ 30 Abs. 4 BMG); den zuständigen Behörden legen wir den Meldeschein auf Verlangen vor.
• Kurtaxe und Gästekarte (nur unsere Unterkunft in Hennersdorf, Stadt Augustusburg): Nach der Kurtaxesatzung der Stadt Augustusburg (§ 8, gestützt auf § 34 Sächsisches Kommunalabgabengesetz – SächsKAG) erheben wir für alle Gäste Staatsangehörigkeiten, An- und Abreisetag, Familiennamen, Vornamen, die Anschrift des Hauptgastes und die Gastkategorie (§ 8 Abs. 7 der Satzung); die Gastkategorie richtet sich nach Alter, Reisezweck und dem Grad einer Schwerbehinderung. Für die Altersstufen fragen wir auch die Geburtsdaten ab. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 8 der Satzung und § 34 SächsKAG. Teilen Sie uns für eine Ermäßigung oder Befreiung eine Schwerbehinderung mit, gilt zusätzlich Art. 9 Abs. 2 lit. g DSGVO i. V. m. § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. d BDSG. Aufbewahrung des Kurtaxescheins: ein Jahr ab dem Tag der Anreise, danach Vernichtung binnen drei Monaten (§ 8 Abs. 2 der Satzung).
• Erfassung: In Hennersdorf nutzen wir für das kommunale Kurtaxe- und Gästekartenverfahren die von der Touristinformation Augustusburg bereitgestellte Anwendung der AVS Abrechnungs- und Verwaltungs-Systeme GmbH, Josephsplatz 8, 95444 Bayreuth. Die erforderlichen Gastdaten werden von uns über ein von der Touristinformation eingerichtetes, zugriffsgeschütztes Nutzerkonto in AVS eingetragen bzw. – soweit eine hierfür freigegebene Schnittstelle genutzt wird – aus unserem Buchungs- oder Reservierungssystem an AVS übermittelt. Die Daten werden dort zur Berechnung und Abrechnung der Kurtaxe und zur Erstellung von Gästekarten verarbeitet. In derselben Anwendung legen wir in Hennersdorf auch den besonderen Meldeschein ausländischer Gäste an; er wird nach dem derzeit von der Stadt Augustusburg vorgesehenen Verfahren ausgedruckt und handschriftlich unterschrieben. In unseren übrigen Unterkünften führen wir den besonderen Meldeschein auf Papier. Soweit künftig ein von der zuständigen Gemeinde bestätigtes elektronisches Verfahren nach § 29 Abs. 5 BMG eingesetzt wird, erfolgt die Identifizierung nach dessen gesetzlichen Vorgaben.

Für eine Antwort übermitteln wir den bisherigen Nachrichtenverlauf zu Ihrer Buchung bzw. Anfrage (Ihre Nachrichten sowie unsere Antworten und automatischen Nachrichten) zusammen mit dem Objektbezug und schlanken Aufenthaltsdaten (An-/Abreise, Personenzahl, Buchungskanal) über eine Schnittstelle an unseren Auftragsverarbeiter Anthropic (Anthropic PBC, USA), der daraus die Antwort erzeugt. Antwortentwürfe erhalten wir per E-Mail in unserem Postfach. Die Aufenthaltsdaten entnimmt das System einer Kopie unserer Buchungsdaten aus Smoobu (u. a. Name, Zeitraum, Personenzahl, Objekt, Buchungskanal und Buchungshinweise), die in der eigenen Datenbank des Systems bei Supabase in der Datenregion EU liegt und ein Jahr nach der Abreise gelöscht wird.

• Datenminimierung: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Zahlungsdaten übergeben wir nicht als separate Datenfelder. Angaben, die im Nachrichtenverlauf stehen – etwa weil Gäste sie selbst schreiben oder wir sie in einer Antwort mit Namen ansprechen –, können jedoch Bestandteil der übermittelten Daten sein. Zahlungsdaten sollen über das Nachrichtensystem nicht übermittelt werden.
• Eine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung (Art. 22 DSGVO) findet nicht statt.
• Eine Nutzung Ihrer Daten zum Training von KI-Modellen findet nicht statt (vertraglich ausgeschlossen).
• Weitere beteiligte Dienste: Cloudflare (Ausführung des Systems und Datensicherung), Supabase (eigene Datenbank des Systems mit dem Verarbeitungsprotokoll ohne Nachrichtentexte und der genannten Kopie der Buchungsdaten, Datenregion EU), Resend (Zustellung der Entwürfe per E-Mail) und FUTRIS (unser E-Mail-Postfach, Deutschland); Übersicht unter 14.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung bzw. Anbahnung des Beherbergungsverhältnisses) bzw. lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten Anfragenbearbeitung). Drittland: Anthropic, Cloudflare und Resend sind US-Anbieter. Die Übermittlung ist bei Anthropic über Standardvertragsklauseln (SCC) abgesichert, bei Resend über das EU-US Data Privacy Framework (DPF) bzw. Standardvertragsklauseln, bei Cloudflare vorrangig über das EU-US Data Privacy Framework, hilfsweise über Standardvertragsklauseln. Speicherdauer: siehe 13.

• Daten: Die Verläufe werden beim Abruf pseudonymisiert: Namen der Gäste, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, IBAN, Passwörter und Straßenadressen werden ersetzt; andere Angaben im Freitext, etwa Namen weiterer Personen, können erhalten bleiben. Die Verläufe, die daraus gebildeten Testfälle und die Ergebnisse speichern wir lokal auf einem Arbeitsrechner.
• Übermittlung an Anthropic: Für einen Vergleich erstellt das System zu Testfällen Entwürfe, die ein weiterer Aufruf des KI-Modells bewertet; dafür übermitteln wir die Testfälle an Anthropic. Aus den bisher gespeicherten Verläufen gingen im Oktober 2026 einmal Testfälle an Anthropic. Eine zweite Übermittlung umfasst nur einen zusätzlich bereinigten Testsatz: ohne Namen weiterer Personen und andere identifizierende Freitexte, ohne Codes, Zahlungs- und Gesundheitsangaben, mit Ersatz-Buchungsnummern und beschränkt auf die für den Test nötigen Auszüge.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist, Fehler neuer Fassungen zu erkennen, bevor sie sich auf Antworten an Gäste auswirken; das schützt auch Sie vor fehlerhaften Antworten. Wir nutzen die Nachrichten dabei zu einem Zweck, der mit ihrer Beantwortung vereinbar ist (Art. 6 Abs. 4 DSGVO).
• Widerspruchsrecht: Sie können dieser Verarbeitung jederzeit nach Maßgabe von Art. 21 DSGVO widersprechen – formlos, z. B. per E-Mail an support@sternkopf.design oder mit einer kurzen Nachricht im Nachrichtenverlauf Ihrer Buchung. Verläufe Ihrer Buchung verwenden wir dann nicht mehr für den Prüfstand und entfernen sie aus vorhandenen Testdaten, soweit sie sich zuordnen lassen. Ihren Widerspruch halten wir fest.
• Empfänger: Anthropic (Entwürfe und Bewertung zu den Testfällen). Drittland: USA, abgesichert über Standardvertragsklauseln (SCC) wie unter 10b.
• Speicherdauer: Verläufe, Testfälle und Ergebnisse jeweils 12 Monate ab dem Abruf; danach löschen wir sie oder ersetzen sie durch einen neuen Abruf, für den wieder 12 Monate gelten. Für den bereinigten Testsatz gilt dieselbe Frist. Bei Anthropic gilt die Frist unter 13.

• Öffentlich sichtbar sind: Ihr frei gewählter Anzeigename, der Monat des Aufenthalts (nur Monatsgenauigkeit), die Sternebewertungen (Gesamt sowie Sauberkeit, Ausstattung, Kommunikation und Lage), Ihr Freitext samt automatischer Übersetzung und – sofern vorhanden – unsere öffentliche Antwort. Geben Sie keinen Anzeigenamen an, erscheint die Bewertung als „Verifizierter Gast". Ein Konto- oder Buchungsbezug wird öffentlich nicht angezeigt.
• Automatische Übersetzung: Damit die Bewertung zweisprachig angezeigt werden kann, wird Ihr Freitext automatisiert übersetzt (Deutsch ↔ Englisch). Die Übersetzung erledigt unser Auftragsverarbeiter Anthropic (Anthropic PBC, USA). Insoweit liegt eine Übermittlung in die USA vor, abgesichert über Standardvertragsklauseln (SCC). Eine Nutzung Ihrer Daten zum Training von KI-Modellen findet nicht statt.
• Bitte geben Sie im Freitext und im Anzeigenamen keine personenbezogenen Daten Dritter (z. B. Namen, Telefonnummern) an. Da es sich um freien Text handelt, kann dieser dennoch personenbezogene Daten enthalten; eine vollständige Datenminimierung ist technisch nicht garantierbar.
• Bewertungs-Erinnerung: Nach der Abreise erhalten Sie einmalig (in der Regel drei Tage nach dem Check-out) eine E-Mail mit der Bitte um eine Bewertung samt Link zu Ihrer Buchung; verarbeitet werden dafür Ihre E-Mail-Adresse, der Buchungsbezug und Ihre Sprachwahl. Der Versand erfolgt über unseren Auftragsverarbeiter Resend (betrieben durch Plus Five Five, Inc., USA – vgl. Ziff. 14). Wettbewerbsrechtliche Grundlage des E-Mail-Versands ist § 7 Abs. 3 UWG; datenschutzrechtliche Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Auf diese einmalige Verwendung Ihrer E-Mail-Adresse und Ihr jederzeitiges, kostenfreies Widerspruchsrecht (z. B. per E-Mail an support@sternkopf.design) weisen wir Sie bereits im Buchungsbereich der Objektseite sowie in jeder Erinnerungs-E-Mail hin. Ein Vermerk über den einmaligen Versand verbleibt an der Buchung (verhindert Doppelversand).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Bereitstellung der Bewertungsfunktion im Kundenkonto und die Prüfung, dass nur tatsächliche Gäste bewerten können; Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die öffentliche Anzeige echter Gästebewertungen, deren Übersetzung und die Anzeige unserer öffentlichen Antwort. Die Abgabe einer Bewertung ist freiwillig. Speicherung/Löschung: Solange Ihr Kundenkonto besteht, können Sie Ihre Bewertung bis 90 Tage nach Abreise ändern und jederzeit selbst löschen. Nach Löschung des Kundenkontos können Sie sich zur Löschung oder Prüfung Ihrer Bewertung an uns wenden. Bei Löschung Ihres Kundenkontos wird die Bewertung pseudonymisiert: Anzeigename und die Verknüpfung zu Ihrem Konto werden entfernt (die Anzeige erfolgt dann als „Verifizierter Gast"), der Bewertungstext bleibt bestehen. Ein interner Bezug zur zugrunde liegenden Buchung kann fortbestehen; es handelt sich daher um eine Pseudonymisierung, nicht um eine vollständige Anonymisierung. Soweit die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht, können Sie ihr nach Maßgabe von Art. 21 DSGVO widersprechen. Betroffene Dritte können sich zur Prüfung oder Löschung entsprechender Angaben an uns wenden.

Website und Kundenkonto (Website-Datenbank, siehe 4.):

• Buchungs-Übersicht mit Konto: solange das Konto besteht. Bei Konto-Löschung werden die Buchungsdaten in unserem Konto pseudonymisiert (E-Mail- und Konto-Bezug entfernt). Da eine technische Referenz zu Smoobu verbleibt, handelt es sich um Pseudonymisierung, nicht um vollständige Anonymisierung.
• Buchung ohne Konto: Löschung 180 Tage nach Abreise.
• Roh-Daten eingehender Buchungs-Ereignisse: nach Verarbeitung reduziert, spätestens nach 14 Tagen.
• Kontaktanfragen: 12 Monate. Sicherheits-Logs: 12 Monate. Einwilligungs-Nachweise: bis zum Widerruf zzgl. 3 Jahre.
• Newsletter-Versand-Nachweise (Betreff, Inhalt, Empfängeranzahl, Versandzeitpunkt – ohne Empfängerliste): Aufbewahrung zur Dokumentation versendeter Newsletter, Löschung spätestens nach 24 Monaten.
• Support-Anfragen im Kundenkonto: bis zur Löschung des Kundenkontos. Per E-Mail übermittelte Support-Benachrichtigungen im Betreiber-Postfach: spätestens 12 Monate nach Erledigung.
• Bewertungen: bis zur Löschung durch den Gast bzw. auf berechtigte Lösch- oder Prüfungsanfrage. Bei Löschung des Kundenkontos wird die Bewertung pseudonymisiert; Anzeigename und Konto-Verknüpfung werden entfernt, der Bewertungstext bleibt als Bewertung eines „Verifizierten Gastes" bestehen. Ein interner Bezug zur zugrunde liegenden Buchung kann fortbestehen.
• Versandvermerk der Bewertungs-Erinnerung: bis zur Löschung bzw. Pseudonymisierung des zugehörigen Buchungsdatensatzes nach den vorstehenden Fristen.
• Datensicherungen der Website-Datenbank: Nach einer Löschung können Daten in der Regel bis zu 7 Tage in diesen Sicherungen fortbestehen und werden mit deren Ablauf endgültig gelöscht.

System für KI-gestützte Antworten (eigene Datenbank, 10b) und Prüfstand (10c):

• Verarbeitungsprotokoll des Systems (Nachrichten- und Buchungsnummer, Objekt, Zeitpunkt, Status – keine Nachrichtentexte): 12 Monate.
• Kopie der Buchungsdaten: bis ein Jahr nach der Abreise.
• E-Mails mit Antwortentwürfen in unserem Postfach: 90 Tage.
• Prüfstand: Verläufe, Testfälle und Ergebnisse jeweils 12 Monate ab dem Abruf (lokal gespeichert, siehe 10c).
• Datensicherungen der Datenbank des Systems: Nach einer Löschung können Daten bis zu 35 Tage in diesen Sicherungen fortbestehen und werden mit deren Ablauf endgültig gelöscht.
• Bei unseren Dienstleistern: Anthropic löscht Ein- und Ausgaben nach eigenen Angaben in der Regel binnen 30 Tagen, länger nur bei Verdacht auf einen Verstoß gegen seine Nutzungsrichtlinien (bis zu zwei Jahre) oder aufgrund gesetzlicher Pflichten; Resend speichert E-Mails nach eigenen Angaben 30 Tage.

Meldeschein und Kurtaxe (8a):

• Besonderer Meldeschein: ein Jahr ab dem Tag der Abreise, danach Vernichtung binnen drei Monaten (§ 30 Abs. 4 BMG).
• Kurtaxeschein (nur Hennersdorf): ein Jahr ab dem Tag der Anreise, danach Vernichtung binnen drei Monaten (§ 8 Abs. 2 der Kurtaxesatzung der Stadt Augustusburg).

Stripe, PayPal und hCaptcha werden nicht von uns direkt, sondern innerhalb des Smoobu-Buchungs-Widgets geladen. hCaptcha wird dabei nicht von Smoobu, sondern von Stripe als integrierte Sicherheits- bzw. Betrugspräventionsfunktion eingebunden (Intuition Machines insoweit als Unterauftragsverarbeiter von Stripe). Je nach Einbindung können die Zahlungsdienstleister als Subunternehmer von Smoobu oder als eigenständige Verantwortliche bzw. Zahlungsdienstleister auftreten; Einzelheiten ergeben sich aus den Datenschutzhinweisen des jeweiligen Anbieters und dem Vertrag mit Smoobu. Eine Weitergabe an weitere Dritte erfolgt nur, soweit dies gesetzlich zulässig oder erforderlich ist.

Die Stadt Augustusburg ist für das kommunale Kurtaxe- und Gästekartenverfahren verantwortlich. Die AVS Abrechnungs- und Verwaltungs-Systeme GmbH betreibt das hierfür bereitgestellte System als Auftragsverarbeiter der Stadt. Wir erheben die erforderlichen Gästedaten im Rahmen des Beherbergungsverhältnisses und tragen sie in das von der Stadt bereitgestellte System ein bzw. übermitteln sie über eine freigegebene Schnittstelle. Den besonderen Meldeschein ausländischer Gäste (8a) legen wir in Hennersdorf in derselben Anwendung an.