Datenschutzerklärung

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sichere, effiziente Bereitstellung).
• Drittland: Eine Übermittlung in die USA ist möglich; sie ist vorrangig über das EU-US Data Privacy Framework (DPF) abgesichert, hilfsweise über Standardvertragsklauseln (SCC).
• Ihre Konto- und Buchungs-Stammdaten liegen demgegenüber in der EU (Supabase, siehe 4.).

• Ihre Cookie-/Hinweis-Auswahl,
• ob Sie den Hinweis auf die englische Fassung der Website geschlossen haben, damit er nicht erneut erscheint,
• Ihre gemerkte Einwilligung für das Laden externer Inhalte (z. B. Google Maps), sofern erteilt,
• ein Anmelde-Token, sofern Sie sich in Ihr Kundenkonto einloggen – bis zum Ablauf seiner technischen Gültigkeit, zum Logout oder bis zur Löschung durch Ihren Browser,
• wenn Sie über „Passwort vergessen?“ einen Link anfordern, nur für die Dauer dieser Anfrage (in der Regel wenige Sekunden) ein technischer Prüfwert ohne Angaben zu Ihrer Person (Sicherheitsverfahren PKCE); bleibt er liegen, etwa weil Sie den Tab vorher schließen, löschen wir ihn beim nächsten Aufruf einer unserer Seiten,
• im sessionStorage ein Merker ohne Angaben zu Ihrer Person, wenn Sie einen veralteten Link aus einer früheren Konto-E-Mail öffnen, damit wir Ihnen den passenden Hinweis anzeigen können (er wird nach dem Anzeigen gelöscht),
• im sessionStorage ein Merker ohne Angaben zu Ihrer Person, wenn sich ein Teil einer Seite nicht laden lässt (etwa direkt nach einer Aktualisierung der Website); er verhindert, dass die Seite dabei mehr als einmal automatisch neu lädt.

Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 TDDDG (unbedingt erforderlich) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Da nur technisch notwendige Speicherung erfolgt und nicht notwendige externe Einbindungen wie Google Maps erst nach Ihrem aktiven Klick geladen werden (siehe 9.), ist ein Einwilligungs-Banner nicht zwingend. Das Smoobu-Buchungswidget wird auf den Objektseiten zur Buchungsabwicklung eingebunden (Einzelheiten unter 8.). Der vorhandene Hinweis lässt sich über den Link im Footer erneut aufrufen.

Buchungen, die unter Ihrer E-Mail-Adresse bestehen, verknüpfen wir erst dann mit Ihrem Kundenkonto, wenn Sie über einen Link aus unserer E-Mail ein eigenes Passwort gespeichert und damit bestätigt haben, dass Sie diese Adresse nutzen.

Speichern Sie kein eigenes Passwort, löschen wir das Konto samt Profil und Einstellungen automatisch 7 Tage nach Ihrer ersten Anfrage (täglicher Bereinigungslauf, also spätestens nach 8 Tagen), auch wenn Sie den Link schon geöffnet haben; eine erneute Anfrage verlängert diese Frist nicht. Weil jede Person eine beliebige E-Mail-Adresse eingeben kann, müssen Sie nichts tun, wenn Sie eine solche E-Mail erhalten, ohne ein Konto angefordert zu haben.

Die E-Mail-Adresse Ihres Kundenkontos können Sie nicht selbst ändern; ein Versuch über die Schnittstelle unseres Anmeldedienstes bleibt ohne Wirkung und löst nur je eine Hinweis-E-Mail ohne Link an die bisherige und die neue Adresse aus. Möchten Sie die Adresse ändern lassen (Berichtigung, Art. 16 DSGVO), schreiben Sie uns an support@sternkopf.design. Wir ändern sie erst nach Prüfung Ihrer Berechtigung, insbesondere durch Rückfrage bei der bisherigen und der neuen Adresse; ist die bisherige Adresse nicht mehr erreichbar, kommt dafür nur Ihre Antwort auf unsere Nachricht im Nachrichtenverlauf einer Buchung in Betracht, die Sie selbst über Ihr Konto beim Buchungsportal bzw. direkt bei uns gebucht haben und die bereits mit Ihrem Kundenkonto verknüpft ist. Jede Änderung halten wir ohne E-Mail-Adressen und Nachrichtentexte in einem internen Protokoll fest (Datum, Kundenkonto, Weg und Ergebnis der Prüfung, ggf. Buchung und Buchungskanal, prüfende Person), um sie nachweisen und Missbrauch erkennen zu können; Frist siehe 13.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für die Prüfung vor einer Adressänderung und ihr Protokoll zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Schutz der Kundenkonten vor Missbrauch, Nachweis der Prüfung). Löschung: mit Löschung des Kontos; zugehörige Buchungen werden dabei pseudonymisiert (siehe 8. und 13.). Löschen Sie Ihr Kundenkonto, löschen wir in der Regel auch Newsletter-Einträge unter derselben E-Mail-Adresse; der Newsletter-Versand an diese Adresse endet dann (siehe 11.). Die Konto-Mails (Link zum Festlegen bzw. Zurücksetzen des Passworts, Hinweis zu einer angefragten Änderung der E-Mail-Adresse) versenden wir über den SMTP-Server unseres E-Mail-Hosting-Anbieters FUTRIS (FUTRIS Inh. Fabian Eschrich; Serverstandort Deutschland).

• In unserem Kundenkonto zeigen wir eine Übersicht Ihrer Aufenthalte (minimaler Abgleich: Objekt, Zeitraum, Status, E-Mail zur Zuordnung). Es werden keine Zahlungsinstrumente oder Rechnungsdetails gespeichert; angezeigt werden nur Buchungsbetrag und Währung.
• Datenverbleib bei Smoobu: Auch wenn wir Daten in Ihrem Website-Konto löschen oder de-personalisieren, bleiben die zugrunde liegenden Buchungs- und Rechnungsdaten bei Smoobu bestehen, soweit dort vertragliche oder steuerliche Aufbewahrungspflichten gelten.
• Eingehende Buchungs-Ereignisse empfangen wir über eine abgesicherte Schnittstelle (Webhook); der Roh-Datensatz wird nach Verarbeitung auf das Nötige reduziert (siehe 13.).
• Zahlung: je nach Wahl über die Zahlungsdienstleister von Smoobu (z. B. Stripe/PayPal) oder per Vorkasse/Überweisung an uns. Bei Online-Zahlung werden Zahlungsdaten unmittelbar vom jeweiligen Zahlungsdienstleister verarbeitet.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO.

• Besonderer Meldeschein (Bundesmeldegesetz, alle Unterkünfte): Die besondere Melde- und Ausweispflicht nach §§ 29, 30 Bundesmeldegesetz (BMG) betrifft nur ausländische Gäste. Diese Gäste müssen den Meldeschein am Tag der Ankunft handschriftlich unterschreiben und sich mit einem gültigen Identitätsdokument ausweisen (§ 29 Abs. 2 und 3 BMG). Erhoben werden die Angaben nach § 30 Abs. 2 BMG: An- und Abreisetag, Familienname, Vornamen, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeiten, Anschrift, Zahl und Staatsangehörigkeit ausländischer Mitreisender sowie die Seriennummer des Passes oder Passersatzes. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. §§ 29, 30 BMG. Aufbewahrung: ein Jahr ab dem Tag der Abreise, danach Vernichtung binnen drei Monaten (§ 30 Abs. 4 BMG); den zuständigen Behörden legen wir den Meldeschein auf Verlangen vor.
• Kurtaxe und Gästekarte (nur unsere Unterkunft in Hennersdorf, Stadt Augustusburg): Nach der Kurtaxesatzung der Stadt Augustusburg (§ 8, gestützt auf § 34 Sächsisches Kommunalabgabengesetz – SächsKAG) erheben wir für alle Gäste Staatsangehörigkeiten, An- und Abreisetag, Familiennamen, Vornamen, die Anschrift des Hauptgastes und die Gastkategorie (§ 8 Abs. 7 der Satzung); die Gastkategorie richtet sich nach Alter, Reisezweck und dem Grad einer Schwerbehinderung. Für die Altersstufen fragen wir auch die Geburtsdaten ab. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 8 der Satzung und § 34 SächsKAG. Teilen Sie uns für eine Ermäßigung oder Befreiung eine Schwerbehinderung mit, gilt zusätzlich Art. 9 Abs. 2 lit. g DSGVO i. V. m. § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. d BDSG. Aufbewahrung des Kurtaxescheins: ein Jahr ab dem Tag der Anreise, danach Vernichtung binnen drei Monaten (§ 8 Abs. 2 der Satzung).
• Erfassung: In Hennersdorf nutzen wir für das kommunale Kurtaxe- und Gästekartenverfahren die von der Touristinformation Augustusburg bereitgestellte Anwendung der AVS Abrechnungs- und Verwaltungs-Systeme GmbH, Josephsplatz 8, 95444 Bayreuth. Die erforderlichen Gastdaten werden von uns über ein von der Touristinformation eingerichtetes, zugriffsgeschütztes Nutzerkonto in AVS eingetragen bzw. – soweit eine hierfür freigegebene Schnittstelle genutzt wird – aus unserem Buchungs- oder Reservierungssystem an AVS übermittelt. Die Daten werden dort zur Berechnung und Abrechnung der Kurtaxe und zur Erstellung von Gästekarten verarbeitet. In derselben Anwendung legen wir in Hennersdorf auch den besonderen Meldeschein ausländischer Gäste an; er wird nach dem derzeit von der Stadt Augustusburg vorgesehenen Verfahren ausgedruckt und handschriftlich unterschrieben. In unseren übrigen Unterkünften führen wir den besonderen Meldeschein auf Papier. Soweit künftig ein von der zuständigen Gemeinde bestätigtes elektronisches Verfahren nach § 29 Abs. 5 BMG eingesetzt wird, erfolgt die Identifizierung nach dessen gesetzlichen Vorgaben.

Für eine Antwort übermitteln wir den bisherigen Nachrichtenverlauf zu Ihrer Buchung bzw. Anfrage (Ihre Nachrichten sowie unsere Antworten und automatischen Nachrichten) zusammen mit dem Objektbezug und schlanken Aufenthaltsdaten (An-/Abreise, Personenzahl, Buchungskanal) über eine Schnittstelle an unseren Auftragsverarbeiter Anthropic (Anthropic PBC, USA), der daraus die Antwort erzeugt. Antwortentwürfe erhalten wir per E-Mail in unserem Postfach. Die Aufenthaltsdaten entnimmt das System einer Kopie unserer Buchungsdaten aus Smoobu (u. a. Name, Zeitraum, Personenzahl, Objekt, Buchungskanal und Buchungshinweise), die in der eigenen Datenbank des Systems bei Supabase in der Datenregion EU liegt und ein Jahr nach der Abreise gelöscht wird.

• Datenminimierung: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Zahlungsdaten übergeben wir nicht als separate Datenfelder. Angaben, die im Nachrichtenverlauf stehen – etwa weil Gäste sie selbst schreiben oder wir sie in einer Antwort mit Namen ansprechen –, können jedoch Bestandteil der übermittelten Daten sein.
• Vor der Übermittlung an den KI-Dienst und in unseren internen E-Mail-Benachrichtigungen ersetzen wir Zugangscodes für Schlüsselbox, Safe oder Tür (seit dem 18. Oktober 2026) sowie Gesundheitsangaben (seit dem 19. Oktober 2026), etwa zu Allergien, Krankheiten, Medikamenten, einer Schwangerschaft, einer Behinderung, Hilfsmitteln wie einem Rollstuhl oder Verletzungen, automatisch durch Platzhalter. Die Erkennung arbeitet mit festen Mustern in deutscher und englischer Sprache; Angaben, die sie nicht erkennt, können übermittelt werden. In Smoobu bleibt die Nachricht unverändert. Der KI-Assistent fragt nicht nach Gesundheitsangaben; zu einer Ermäßigung oder Befreiung von der Kurtaxe fragt er nur, ob ein Aufenthalt beruflich veranlasst ist.
• Zahlungsdaten: Bitte senden Sie uns über die Nachrichtensysteme keine Karten- oder Kontodaten; das System entfernt solche Angaben nicht. Antworten zum Aufpreis für ein Haustier können unsere Bankverbindung oder PayPal-Adresse enthalten.
• Eine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung (Art. 22 DSGVO) findet nicht statt.
• Eine Nutzung Ihrer Daten zum Training von KI-Modellen findet nicht statt (vertraglich ausgeschlossen).
• Weitere beteiligte Dienste: Cloudflare (Ausführung des Systems und Datensicherung), Supabase (eigene Datenbank des Systems mit dem Verarbeitungsprotokoll ohne Nachrichtentexte und der genannten Kopie der Buchungsdaten, Datenregion EU), Resend (Zustellung der Entwürfe per E-Mail) und FUTRIS (unser E-Mail-Postfach, Deutschland); Übersicht unter 14.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung bzw. Anbahnung des Beherbergungsverhältnisses) bzw. lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten Anfragenbearbeitung). Drittland: Anthropic, Cloudflare und Resend sind US-Anbieter. Die Übermittlung ist bei Anthropic über Standardvertragsklauseln (SCC) abgesichert, bei Resend über das EU-US Data Privacy Framework (DPF) bzw. Standardvertragsklauseln, bei Cloudflare vorrangig über das EU-US Data Privacy Framework, hilfsweise über Standardvertragsklauseln. Speicherdauer: siehe 13.

• Daten: Die Verläufe werden beim Abruf pseudonymisiert: Namen der Gäste, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, IBAN, Passwörter und Straßenadressen werden ersetzt; andere Angaben im Freitext, etwa Namen weiterer Personen oder Gesundheitsangaben, können erhalten bleiben. Die Verläufe, die daraus gebildeten Testfälle und die Ergebnisse speichern wir lokal auf einem Arbeitsrechner.
• Übermittlung an Anthropic: Für einen Vergleich erstellt das System zu Testfällen Entwürfe, die ein weiterer Aufruf des KI-Modells bewertet; dafür übermitteln wir die Testfälle an Anthropic. Aus den bisher gespeicherten Verläufen haben wir im Oktober 2026 in zwei Testrunden Testfälle an Anthropic übermittelt: in der ersten Fälle aus den wie oben beschrieben pseudonymisierten Verläufen, in der zweiten nur einen zusätzlich automatisch bereinigten Testsatz. Für ihn hat ein Werkzeug Namen weiterer Personen und andere identifizierende Freitexte, Codes, Zahlungs- und Gesundheitsangaben entfernt, soweit es sie erkannt hat, und Fälle mit erkennbarem Rest ausgeschlossen; die Buchungsnummern sind ersetzt und die Fälle auf die für den Test nötigen Auszüge beschränkt. Objekt, Buchungskanal und Reisedaten blieben erhalten; auch dieser Testsatz ist pseudonymisiert, nicht anonym. Daneben testen wir mit erfundenen Beispielfällen, die keine Angaben über Gäste enthalten.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist, Fehler neuer Fassungen zu erkennen, bevor sie sich auf Antworten an Gäste auswirken; das schützt auch Sie vor fehlerhaften Antworten. Wir nutzen die Nachrichten dabei zu einem Zweck, der mit ihrer Beantwortung vereinbar ist (Art. 6 Abs. 4 DSGVO).
• Widerspruchsrecht: Sie können dieser Verarbeitung jederzeit nach Maßgabe von Art. 21 DSGVO widersprechen – formlos, z. B. per E-Mail an support@sternkopf.design oder mit einer kurzen Nachricht im Nachrichtenverlauf Ihrer Buchung. Verläufe Ihrer Buchung verwenden wir dann nicht mehr für den Prüfstand und entfernen sie aus vorhandenen Testdaten, soweit sie sich zuordnen lassen. Ihren Widerspruch halten wir fest.
• Empfänger: Anthropic (Entwürfe und Bewertung zu den Testfällen). Drittland: USA, abgesichert über Standardvertragsklauseln (SCC) wie unter 10b.
• Speicherdauer: Verläufe, Testfälle und Ergebnisse jeweils 12 Monate ab dem Abruf; danach löschen wir sie oder ersetzen sie durch einen neuen Abruf, für den wieder 12 Monate gelten. Für den bereinigten Testsatz gilt dieselbe Frist. Bei Anthropic gilt die Frist unter 13.

• Öffentlich sichtbar sind: Ihr frei gewählter Anzeigename, der Monat des Aufenthalts (nur Monatsgenauigkeit), die Sternebewertungen (Gesamt sowie Sauberkeit, Ausstattung, Kommunikation und Lage), Ihr Freitext samt automatischer Übersetzung und – sofern vorhanden – unsere öffentliche Antwort. Geben Sie keinen Anzeigenamen an, erscheint die Bewertung als „Verifizierter Gast". Ein Konto- oder Buchungsbezug wird öffentlich nicht angezeigt.
• Automatische Übersetzung: Damit die Bewertung zweisprachig angezeigt werden kann, wird Ihr Freitext automatisiert übersetzt (Deutsch ↔ Englisch). Die Übersetzung erledigt unser Auftragsverarbeiter Anthropic (Anthropic PBC, USA). Insoweit liegt eine Übermittlung in die USA vor, abgesichert über Standardvertragsklauseln (SCC). Eine Nutzung Ihrer Daten zum Training von KI-Modellen findet nicht statt.
• Bitte geben Sie im Freitext und im Anzeigenamen keine personenbezogenen Daten Dritter (z. B. Namen, Telefonnummern) an. Da es sich um freien Text handelt, kann dieser dennoch personenbezogene Daten enthalten; eine vollständige Datenminimierung ist technisch nicht garantierbar.
• Bewertungs-Erinnerung: Eine E-Mail mit der Bitte um eine Bewertung versenden wir derzeit nicht. Zu Buchungen, für die wir früher eine solche Erinnerung versandt haben, bleibt ein Vermerk über den Versand gespeichert (siehe 13.).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Bereitstellung der Bewertungsfunktion im Kundenkonto und die Prüfung, dass nur tatsächliche Gäste bewerten können; Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die öffentliche Anzeige echter Gästebewertungen, deren Übersetzung und die Anzeige unserer öffentlichen Antwort. Die Abgabe einer Bewertung ist freiwillig. Speicherung/Löschung: Solange Ihr Kundenkonto besteht, können Sie Ihre Bewertung bis 90 Tage nach Abreise ändern und jederzeit selbst löschen. Nach Löschung des Kundenkontos können Sie sich zur Löschung oder Prüfung Ihrer Bewertung an uns wenden. Bei Löschung Ihres Kundenkontos wird die Bewertung pseudonymisiert: Anzeigename und die Verknüpfung zu Ihrem Konto werden entfernt (die Anzeige erfolgt dann als „Verifizierter Gast"), der Bewertungstext bleibt bestehen. Ein interner Bezug zur zugrunde liegenden Buchung kann fortbestehen; es handelt sich daher um eine Pseudonymisierung, nicht um eine vollständige Anonymisierung. Soweit die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht, können Sie ihr nach Maßgabe von Art. 21 DSGVO widersprechen. Betroffene Dritte können sich zur Prüfung oder Löschung entsprechender Angaben an uns wenden.

Website und Kundenkonto (Website-Datenbank, siehe 4.):

• Buchungs-Übersicht mit Konto: solange das Konto besteht. Bei Konto-Löschung werden die Buchungsdaten in unserem Konto pseudonymisiert (E-Mail- und Konto-Bezug entfernt). Da eine technische Referenz zu Smoobu verbleibt, handelt es sich um Pseudonymisierung, nicht um vollständige Anonymisierung.
• Buchung ohne Konto: Löschung 180 Tage nach Abreise.
• Roh-Daten eingehender Buchungs-Ereignisse: nach Verarbeitung reduziert, spätestens nach 14 Tagen.
• Kontaktanfragen: 12 Monate. Sicherheits-Logs: 12 Monate. Einwilligungs-Nachweise des Newsletters (Zeitpunkt und Textversion von Einwilligung, Widerruf und ggf. Löschung des Eintrags, ohne E-Mail-Adresse) und der Vermerk zur Willkommens-E-Mail: bis zum Ende des dritten Kalenderjahres nach dem letzten Widerruf bzw. der Löschung des Eintrags, nie während einer laufenden Einwilligung; gelöscht wird beim täglichen Bereinigungslauf zu Beginn des Folgejahres (siehe 11.).
• Nicht abgeschlossene Registrierungen (kein eigenes Passwort gespeichert): Löschung 7 Tage nach der ersten Anfrage, spätestens nach 8 Tagen (täglicher Bereinigungslauf; Einzelheiten siehe 7.).
• Nie bestätigte Newsletter-Anmeldungen: Löschung 30 Tage nach der Anmeldung, spätestens nach 31 Tagen (täglicher Bereinigungslauf, siehe 11.).
• Newsletter-Eintrag mit E-Mail-Adresse: bis zu Ihrer Abmeldung; mit der Abmeldung wird er gelöscht (siehe 11.).
• Themenauswahl in den Newsletter-Einstellungen des Kundenkontos (siehe 11.): solange das Konto besteht; das Protokoll jeder gespeicherten Auswahl: bis zum Ende des dritten Kalenderjahres, nachdem Sie alle Themen abgewählt oder Ihr Kundenkonto gelöscht haben.
• Kennungen zur Missbrauchsabwehr (mit einem geheimen Schlüssel aus IP- bzw. E-Mail-Adresse gebildete Werte): spätestens nach 48 Stunden (siehe 15.).
• Newsletter-Versand-Nachweise (Betreff, Inhalt, Empfängeranzahl, Versandzeitpunkt – ohne Empfängerliste): Aufbewahrung zur Dokumentation versendeter Newsletter, Löschung spätestens nach 24 Monaten.
• Support-Anfragen im Kundenkonto: bis zur Löschung des Kundenkontos. Per E-Mail übermittelte Support-Benachrichtigungen im Betreiber-Postfach: spätestens 12 Monate nach Erledigung.
• Protokoll einer Änderung der E-Mail-Adresse Ihres Kundenkontos (ohne E-Mail-Adressen, siehe 7.): bis zum Ende des dritten Kalenderjahres nach der Änderung.
• Bewertungen: bis zur Löschung durch den Gast bzw. auf berechtigte Lösch- oder Prüfungsanfrage. Bei Löschung des Kundenkontos wird die Bewertung pseudonymisiert; Anzeigename und Konto-Verknüpfung werden entfernt, der Bewertungstext bleibt als Bewertung eines „Verifizierten Gastes" bestehen. Ein interner Bezug zur zugrunde liegenden Buchung kann fortbestehen.
• Vermerk über eine früher versandte Bewertungs-Erinnerung (derzeit versenden wir keine, siehe 12a): bis zur Löschung bzw. Pseudonymisierung des zugehörigen Buchungsdatensatzes nach den vorstehenden Fristen.
• Datensicherungen der Website-Datenbank: Nach einer Löschung können Daten in der Regel bis zu 7 Tage in diesen Sicherungen fortbestehen und werden mit deren Ablauf endgültig gelöscht.

System für KI-gestützte Antworten (eigene Datenbank, 10b) und Prüfstand (10c):

• Verarbeitungsprotokoll des Systems (Nachrichten- und Buchungsnummer, Objekt, Zeitpunkt, Status – keine Nachrichtentexte): 12 Monate.
• Kopie der Buchungsdaten: bis ein Jahr nach der Abreise.
• E-Mails mit Antwortentwürfen und Meldungen zu Gastnachrichten in unserem Postfach: 90 Tage.
• Prüfstand: Verläufe, Testfälle und Ergebnisse jeweils 12 Monate ab dem Abruf (lokal gespeichert, siehe 10c).
• Datensicherungen der Datenbank des Systems: Nach einer Löschung können Daten bis zu 35 Tage in diesen Sicherungen fortbestehen und werden mit deren Ablauf endgültig gelöscht.
• Bei unseren Dienstleistern: Anthropic löscht Ein- und Ausgaben nach eigenen Angaben in der Regel binnen 30 Tagen, länger nur bei Verdacht auf einen Verstoß gegen seine Nutzungsrichtlinien (bis zu zwei Jahre) oder aufgrund gesetzlicher Pflichten; Resend speichert E-Mails nach eigenen Angaben 30 Tage.

Meldeschein und Kurtaxe (8a):

• Besonderer Meldeschein: ein Jahr ab dem Tag der Abreise, danach Vernichtung binnen drei Monaten (§ 30 Abs. 4 BMG).
• Kurtaxeschein (nur Hennersdorf): ein Jahr ab dem Tag der Anreise, danach Vernichtung binnen drei Monaten (§ 8 Abs. 2 der Kurtaxesatzung der Stadt Augustusburg).

Stripe, PayPal und hCaptcha werden nicht von uns direkt, sondern innerhalb des Smoobu-Buchungs-Widgets geladen. hCaptcha wird dabei nicht von Smoobu, sondern von Stripe als integrierte Sicherheits- bzw. Betrugspräventionsfunktion eingebunden (Intuition Machines insoweit als Unterauftragsverarbeiter von Stripe). Je nach Einbindung können die Zahlungsdienstleister als Subunternehmer von Smoobu oder als eigenständige Verantwortliche bzw. Zahlungsdienstleister auftreten; Einzelheiten ergeben sich aus den Datenschutzhinweisen des jeweiligen Anbieters und dem Vertrag mit Smoobu. Eine Weitergabe an weitere Dritte erfolgt nur, soweit dies gesetzlich zulässig oder erforderlich ist.

Die Stadt Augustusburg ist für das kommunale Kurtaxe- und Gästekartenverfahren verantwortlich. Die AVS Abrechnungs- und Verwaltungs-Systeme GmbH betreibt das hierfür bereitgestellte System als Auftragsverarbeiter der Stadt. Wir erheben die erforderlichen Gästedaten im Rahmen des Beherbergungsverhältnisses und tragen sie in das von der Stadt bereitgestellte System ein bzw. übermitteln sie über eine freigegebene Schnittstelle. Den besonderen Meldeschein ausländischer Gäste (8a) legen wir in Hennersdorf in derselben Anwendung an.

• zur Begrenzung der Anfragehäufigkeit Kennungen, die aus Ihrer IP-Adresse gebildet werden;
• zur Begrenzung der E-Mails an dieselbe Adresse Kennungen, die aus der eingegebenen E-Mail-Adresse gebildet werden. Das betrifft die Registrierung (höchstens drei E-Mails pro Adresse und Tag), die Eingangsbestätigung des Kontaktformulars (höchstens zwei, siehe 10.) und die Bestätigungs-E-Mail des Newsletters (höchstens drei, siehe 11.). Ist die Grenze erreicht, versenden wir keine weitere E-Mail und weisen nicht gesondert darauf hin. Bei einer Störung unserer Datenbank können diese Grenzen ausnahmsweise nicht greifen.

Die Kennungen werden mit einem geheimen Schlüssel gebildet, der nur uns bekannt ist (schlüsselgebundenes Hash-Verfahren), und zwar für jede Funktion der Website gesondert (etwa Kontaktformular oder Registrierung), sodass sich Einträge verschiedener Funktionen nicht über die Kennung miteinander verknüpfen lassen; IP- und E-Mail-Adressen speichern wir dafür nicht im Klartext. Neben der Kennung speichern wir nur den Anlass, das Zeitfenster und die Zahl der Anfragen. Die Kennungen werden täglich bereinigt und spätestens nach 48 Stunden gelöscht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Schutz unserer Formulare und unseres E-Mail-Versands vor Missbrauch).